De Samenwerkwijzer
Biedt inzicht, adviezen en tools bij het opstarten of verbeteren van jouw samenwerkingsverband gericht op planafstemming in de boven- en ondergrond, volgens onderstaande stappen.
Bekijk de stappen:
-
Check hoe ver de netbeheerders in jouw gebied zijn met het actief delen van plannen op afstemmingsplatform infraplannen.nl.
-
Neem vrijblijvend contact op voor een verkennend gesprek over infraplannen.nl; het landelijke planafstemmingsplatform dat de netbeheerders kosteloos aanbieden aan de sector.
-
Zorg voor intern draagvlak en akkoord. Gebruik hierbij ook de onepager Winst door afstemming.
-
Heb je akkoord? Mijn Aansluiting begeleidt je bij de technische onboarding:
-
Zorg dat één van de netbeheerders jouw organisatie aanmeldt.
-
Plan het onboardingsgesprek met Stichting Mijn Aansluiting.
-
Lever projectgegevens aan in de acceptatie-omgeving.
-
Controleer samen of alles werkt.
-
Plan gezamenlijk de overstap naar productie.
- Plannen gedeeld op de acceptatie-omgeving van infraplannen.nl? Mijn Aansluiting begeleidt graag bij het inrichten van de samenwerking.
- Check hoe ver de gemeente, waterschap, provincie en woningcorporaties in jouw regio zijn met het actief delen van plannen op infraplannen.nl.
- Bepaal hoe je jouw plandata kunt ontsluiten op het landelijke afstemmingsplatform infraplannen.nl, waarmee alle netbeheerders werken.
- Voor een samenwerking met een grote gemeente geldt: Formeer een kernteam om de samenwerking gezamenlijk in te richten en elkaar te leren kennen. En bepaal wie deelneemt aan de strategische en tactische planafstemmingstafel en bepaal gezamenlijk of er behoefte is aan een convenant en/of een geheimhoudingsovereenkomst. Kleine en middelgrote gemeenten kunnen deze stap overslaan.
- Kleine en middelgrote gemeenten bepalen wie deelneemt aan één planafstemmingstafel. Mijn Aansluiting kan helpen in contact te komen met de juiste collega’s bij netbeheerders.
- Als regievoerders op de fysieke leefomgeving neemt de gemeente de rol van samenwerkingscoördinator op zich. Mijn Aansluiting kan de samenwerkingscoördinator op weg helpen om een landelijk uniforme werkwijze te borgen.
- Neem de landelijke samenwerkingsafspraken samen door en leg vast wie er bij escalatie betrokken kan worden.
- Zorg dat alle partijen hun datakwaliteit op orde hebben en de plannen met elkaar delen op de productie-omgeving van infraplannen.nl.
- Plan de eerste bijeenkomst om plannen af te stemmen en vier dit moment. Stichting Mijn Aansluiting ondersteunt de eerste planafstemmingstafels, totdat de gemeente de rol van samenwerkingscoördinator heeft overgenomen.
- Zorg voor gezamenlijk inzicht in scope, doelstellingen, belangen, context en kansen.
- Neem de landelijke samenwerkingsafspraken met elkaar door en vul eventueel aan.
- Leer werken met infraplannen.nl. Stichting Mijn Aansluiting helpt je op weg.
- Bepaal samen met welke buurten je tijdens de volgende planafstemmingstafel wil starten. Zorg dat elke partij de plannen vooraf heeft beoordeeld via de beoordelingsfunctie van infraplannen.nl.
- Vier het eerste succes samen! Zorg voor goede communicatie, intern en extern. Dat vergroot het draagvlak voor volgende stappen.
- Begin met afstemmen volgens de landelijke samenwerkingsafspraken.
- Open de eerste afstemmingsdossiers bij overlappende plannen.
- Stel per project de kaders op; wie zijn de deelnemers, wat zijn de opgaven, en hoe flexibel ben je in de startdatum. Leg dit vast in de notities.
- Leg acties vast zodat je hier de volgende keer op kunt terugkomen.
- Bepaal of je met plannen kunt schuiven voor een optimale volgorde. Pas eventuele wijzigingen aan in ieders eigen bronsysteem, zodat ze zichtbaar worden op infraplannen.nl.
- Geef het afstemmingsdossier de status ‘afgestemd’ zodra de onderlinge afstemming gereed is en de eventuele wijzigingen in de plandata in het bronsysteem zijn aangepast.
- Spreek af welke plannen jullie willen bespreken tijdens de volgende planafstemmingstafel. Tip: bespreek ook buurtaanpak-projecten. Spreek af dat elke partij de plannen in deze buurten vooraf heeft beoordeeld via de beoordelingsfunctie van infraplannen.nl.
- Maak van een afgestemd plan uit een afstemmingsdossier een opdracht aan de projectorganisatie(s).
- Stem de afgestemde plannen uit een afstemmingsdossier af in een intern gebiedsprogramma en projectenlijst.
- Draag het convenant-gedachtengoed uit en richt interne organisaties passend in.
Zien de betrokken samenwerkingspartners koppelkansen bij overlappende projecten? Lees dan onderstaande tips voor integrale voorbereiding en afstemming:
- Richt een gezamenlijk projectteam in en bepaal de juiste vertegenwoordigers van alle partijen. Benoem één regievoerder.
- Zorg voor een centrale en toegankelijke projectomgeving waarin relevante informatie, afspraken en resultaten worden vastgelegd en gedeeld.
- Deel gezamenlijk per project de scope, planning, afhankelijkheden en randvoorwaarden. Vertaal deze naar een geïntegreerde planning met duidelijke mijlpalen, beheersmaatregelen en verantwoordelijken.
- Maak afspraken over welke vooronderzoeken en verdiepende onderzoeken gezamenlijk worden uitgevoerd. Leg ook vast wie als opdrachtgever optreedt en hoe kosten en financiering worden verdeeld.
- Werk de gezamenlijke scope en ontwerpuitgangspunten verder uit en stem deze periodiek met alle partijen af. Ontwikkel de ontwerpen stapsgewijs van schetsontwerp via voorlopig ontwerp naar een gedragen definitief ontwerp.
- Bepaal gezamenlijk de uitvoeringskaders, waaronder eisen aan fasering, bereikbaarheid, veiligheid, kwaliteit en beperking van hinder. Je kunt heldere afspraken maken over de contract- en aanbestedingsstrategie. Werk je met meerdere aannemers? Leg dan de coördinatieplicht vast in een uitvoerings-coördinatieovereenkomst.
- Richt een projectorganisatie in en stel een gezamenlijke omgevingsmanager aan. Leg dit vast in een gezamenlijk projectplan en communicatieplan.
- Borg gedurende de voorbereidingsfase de gezamenlijke voortgang volgens de afgesproken werkwijze.
- Evalueer na afronding van de voorbereidingsfase de samenwerking, het proces en de bereikte resultaten. Leg vast in het template voor project-evaluatie en deel de belangrijkste leerpunten met de gehele samenwerking.
De Samenwerkscan
Test waar je staat met jouw samenwerkingsverband en ontvang adviezen en tools om verder te verbeteren.
Bekijk video’s
Een kwestie van beginnen
Iedereen die in de ondergrond werkt, is het er inmiddels wel over eens, integraal afstemmen is geen kwestie meer van willen, maar van móeten. Maar waar begin je?
Eerst kennen, dan plannen
Om goed te kunnen samenwerken is onderling vertrouwen essentieel. Maar hoe pak je dat aan?
Samen verzilveren
Samenwerken doen we niet voor niets. Wat levert het nu eigenlijk op?
Als je de Samenwerkwijzer hebt gedaan met een groepscode, kun je hiermee het resultaat van jouw samenwerkingsverband ophalen.
Om de scan in groepsverband te doen, kun je een groepscode aanvragen bij het expertteam van de Samenwerkwijzer.